Fungsi dan Cara Menggunakan Mail Merge di Excel

Untuk mengirim email atau surat kepada beberapa orang dengan isi yang sama, biasanya diperlukan template untuk mempermudah prosesnya. Nah untuk urusan surat menyurat dengan banyak tujuan kamu bisa menggunakan fitur mail merge di excel. Sama seperti rumus microsoft excel lengkap, fitur mail merge juga memperlancar proses kerja dan menghemat waktu.

Fitur Mail Merge Pada Aplikasi Microsoft Excel

Memanfaatkan fitur mail merge pada microsoft excel bukanlah hal yang sulit. Kamu bisa melakukannya dengan mengikuti tutorial berikut ini.

  • Buka aplikasi dan buat data

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah membuka aplikasi microsoft excel dan membuat data yang akan dijadikan alamat surat ataupun email yang akan dituju. Jika sudah selesai simpanlah data tujuan yang sudah kamu buat.

  • Buka template di microsoft word

Pada dasarnya fitur mail merge di aplikasi microsoft excel fungsinya tidaklah krusial pada microsoft word. Sebab itulah, untuk membuat surat atau email dengan template sama yang dikirim ke beberapa orang, kamu tetap membutuhkan aplikasi microsoft word.

Kalau kamu sudah membuat template berupa nama, jabatan, alamat, dan atribut lain yang akan diisi data penerima, klik Mailings Select Recipients Use An Existing List. Selanjutnya pilihlah file excel yang sudah kamu buat tadi dan pilih sheet dari data tersebut. Nah untuk memasukkan data, pilihlah kolom pada Excel yang sesuai dengan data yang kamu butuhkan. Seperti nama, alamat, jabatan, dan lain sebagainya.

Untuk mengecek fitur mail merge di excel pilihlah menu Preview Result. Periksalah setiap bagian dari surat apakah sudah benar atau belum.

Menggunakan Mail Merge dari Excel

Selain cara di atas kamu juga bisa menggunakan cara yang kedua. Sebenarnya tak ada perbedaan yang signifikan antara kedua cara ini. Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah membuat data berisi nama, alamat, jabatan, dan hal lain yang diperlukan untuk surat atau email melalui aplikasi microsoft excel.

Setelahnya buatlah template surat melalui microsoft word. Pada bagian data yang akan kamu isi, seperti nama, alamat, hingga jabatan, klik menu Mailings Start Mail Merge Step by step Mail Merge Wizard.

Pada jendela Mail Merge, pilihlah Letters yang ada di bagian What type of document are you working on. Selanjutnya pilih Next: Starting document. Tahap selanjutnya pilihlah Use the current document lalu Next; Select recipients. Pada select recipients aktifkan pilihan Use an existing list lalu pilihlah Browse dan pilih data excel yang telah kamu buat.

Selanjutnya klik OK pada dialog Mail Merge Recipients. Nah untuk memunculkan data klik Insert Merge Field lalu Preview Results untuk melihat hasil mail merge di excel.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here